Comment faire pour tout automatiser

Ajouté à Business — février 25, 2022

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Si vous avez déjà observé une autre entrepreneure et que vous vous êtes demandée comment elle parvenait à tout faire, la réponse pourrait vous surprendre.

Elle a de bons systèmes.

C’est vrai. Les personnes les plus productives ont toutes une chose en commun : elles ne réinventent pas la roue chaque jour. Au lieu de cela, elles ont trouvé la meilleure façon, la plus efficace, d’accomplir chaque tâche, et elles créent un système pour y parvenir.

Quel que soit le site business dans lequel vous vous trouvez et les projets auxquels vous vous attaquez, une approche systématisée vous sera utile :

  • Travailler plus vite et produire plus
  • Produire des résultats de meilleure qualité avec moins d’erreurs
  • Externaliser facilement les tâches que vous n’aimez pas faire

LA MAGIE DES MODÈLES / TEMPLATES

Combien de fois répondez-vous aux emails de clients potentiels ? Qu’en est-il de la réponse aux problèmes des clients ? Ou encore combien de fois devez-vous envoyer un email à vos partenaires à propos d’un lancement à venir ?

Toutes ces tâches, et bien d’autres encore, ne demandent aucun effort lorsque vous créez des modèles à personnaliser qui peuvent être réutilisés pour des cas ou des personnes spécifiques. Les modèles peuvent être aussi simples qu’une « réponse automatique » pour votre client ou votre service d’assistance email , ou vous pouvez utiliser un logiciel tel que Text Expander (pour Mac) ou Phrase Express (pour Windows). Vous pouvez même créer un document modèle dans Dropbox ou Google Drive pour y placer tous vos modèles afin d’y accéder plus facilement.

Les modèles vous feront sans aucun doute gagner du temps, mais ce qui est vraiment bien, c’est qu’une fois qu’ils sont créés, vous pouvez facilement externaliser des tâches comme la gestion des emails et même des ventes. Il vous suffit d’apprendre à votre assistant à utiliser correctement vos modèles, et vous serez libre de vous consacrer à d’autres tâches plus importantes.

LES CHECKLISTS ÉVITENT LES ERREURS

Cela peut sembler contre-intuitif, mais lorsque vous effectuez les mêmes tâches encore et encore, il est facile d’oublier une étape critique. Vous pensez peut-être avoir payé vos affiliés ce mois-ci – vous vous souvenez peut-être même de l’avoir fait – mais vous vous rendez compte que cela n’a jamais été effectué.

Mais lorsque vous mettez en place des checklists, il est soudain beaucoup plus difficile de manquer une tâche importante.

Vous pouvez facilement créer des checklists pour toutes vos tâches et tous vos projets courants en n’utilisant rien de plus qu’un document texte. Si vous gérez une équipe, les checklists de votre système de gestion de projets vous permettent de savoir exactement quelles tâches sont terminées et lesquelles sont encore en suspens.

Les modèles et les checklists transforment les entrepreneurs en superstars de la productivité, et il est facile de commencer.

La prochaine fois que vous répondrez à une demande email à laquelle vous avez déjà répondu, enregistrez votre réponse.

La prochaine fois que vous configurerez un nouveau produit dans votre panier ou que vous créerez une nouvelle page d’inscription, prenez le temps d’enregistrer les étapes.

Ces documents rendront les projets futurs plus faciles et plus rapides à réaliser et, mieux encore, vous pourrez les confier à votre assistant.

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